#65 Dein Handy macht dich dümmer - auch ausgeschaltet

00:00:01: Was wäre, wenn ich dir sage?

00:00:02: Das Handy auf deinem Schreibtisch macht dich dümmer und zwar auch dann, wenn es ausgeschaltet ist.

00:00:11: Und was wäre, würde ich sagen dass eine kurze Pause am Nachmittag deine Leistung um Eintritte steigern kann!

00:00:20: Das ist kein Hokus-Pokos das sind keine Motivationslogans aus irgendeinem schlechten Film.

00:00:26: Das ist tatsächlich angewandte Wissenschaft und das werden uns heute mal ein bisschen genauer anschauen.

00:00:31: Und damit willkommen zu einer neuen Folge.

00:00:33: Heute geht es nämlich um das Thema Workflow, also darum wie du deinen Arbeitstag so strukturieren kannst was zum Ende wirklich etwas geschafft hast.

00:00:41: Also wirklich ein paar Hacks und ein paar Rituale oder ein paar Prozesse die gar nicht wirklich viel...also die nicht groß sind, die jetzt nicht irgendwie wahnsinnig mehr aufwandt sind aber die wirklich am Ende etwas verändern.

00:00:58: Fangen wir mal an einem Fakt der mich echt sprachlos erst mal zurückgelassen hat.

00:01:04: Und zwar gab es da eine Studie an der University of California und da hat eine Forscherin, nämlich Gloria Mark, hat jahrelang beobachtet was in Büro passiert und zwar ganz konkreten Storboer und Notizblock.

00:01:19: Was sie rausgefunden hat war wirklich bemerkenswert denn sie hat geschaut wie Lange wir brauchen, um nach einer Unterbrechung wieder zurückzukehren an unseren vorherigen Fokus.

00:01:34: Angenommen du arbeitest an irgendeinem Word oder Excel-Dokument.

00:01:38: Du bist voll drin vertieft, im Tunnel konzentriert und noch einmal kommt der nervige Mitarbeiter Schmidt um die Ecke und sagt hey Alex ich habe da mal eine Frage, du musst bedringend helfen ist ganz wichtig!

00:01:53: Ich brauche dann mal deinen Input.

00:01:55: Ja und weil du natürlich höflich bist sagst du ja okay, lieber Schmidt was ist denn los?

00:02:00: wie kann ich dir dann helfen?

00:02:01: Und dann geht es zum dem keine Ahnung.

00:02:04: zwei drei vier fünf Minuten völlig vorsteht lange.

00:02:06: Und danach kehrst du wieder zurück an deine Arbeit an deiner eigentliche an dein eigentlichen Task.

00:02:13: Mach's wieder deinen Excel Tabelle auf und willst weiterarbeiten.

00:02:18: Und rate mal die Lange.

00:02:19: es dauert bis du wieder auf den gleichen Konzentrationslevel bist wieder vor.

00:02:26: Es sind, und das hat mich wirklich umgehauen.

00:02:28: Es sind dreiundzwanzig Minuten im Schnitt Bis wir wieder auf dem gleichen Fokus-Level sind wie davor.

00:02:35: Dreiundzwanzehn Minuten pro Unterbrechung!

00:02:38: Das heißt also nach dreieinzwanzigen Minuten bist du endlich wieder drin weist endlich wieder was du dir eigentlich vorhin dabei gedacht hast als du A B oder C gemacht hast.

00:02:46: Und was passiert dann?

00:02:47: Zack der nächste Mitarbeiter, dieses Mal in der Maya kommt um die Ecke und nervt dich schon wieder.

00:02:52: Ja und schon wieder sind zweiund zwanzig minuten im Eimer.

00:02:55: Das heißt also unter Brechungen sind der natürliche Feind vom Fokus.

00:03:01: Übrigens muss ich dazu gar nicht erst großartig verbrochen werden, es gibt noch eine andere Studie die ich dir auch an dieser Stelle mal kurz vorstellen möchte, die fand ich auch sehr sehr sehr spannend, die geht folgendermaßen.

00:03:11: Es wurden zwei Gruppen gebildet und beide Gruppen sollten ein- und dieselbe Aufgabe bearbeiten.

00:03:16: das war irgendwie so einen Test zum Ankreuzen.

00:03:23: Die eine Gruppe sollte ihr Handy auf Flugmodus schalten und mit dem Bildschirm nach unten vorsichtig auf den Schreibtisch legen.

00:03:31: Das heißt, Sie haben den Bildschirmen nicht gesehen, das Handy war still, es hat nichts gemacht!

00:03:35: Die andere Gruppe dagegen sollte Ihr Handy auch wiederum auf Flugmode schalten aber in den Rucksack packen oder in den Nachbarraum stellen.

00:03:46: Und dann wurde untersucht welche Gruppe hat bei dem Test besser abgeschnitten?

00:03:52: Und du ahnst es wahrscheinlich schon, ist da natürlich die Gruppe wo das Handy im Rucksack im Nachbarzimmer war.

00:03:57: Ja und das finde ich schon echt bemerkenswert denn es heißt ja im Grunde allein die bloße Anwesenheit des Handys wenn es in deinem Sichtfeld ist verriniert deine kognitiven Kapazitäten und zwar signifikant.

00:04:11: Das war schon echt finde ich spannend.

00:04:12: Ja das heißt dem Umkehrschluss bitte bitte bitte stell den Handy nicht mehr auf lautlos sondern tu es am besten ein anderes Zimmer Am besten sogar in ein Zimmer, das ganz weit weg ist.

00:04:24: Denn die Studie hat auch herausgefunden, dass je weiter weg das Handy war, desto weniger habe ich in Gedanken dran gedacht.

00:04:32: und ja derweise tust du es irgendwie in einen Kellerabteil sperren, tust im Schlüssel irgendwohin wo es schwierig ist wieder hinzukommen und damit hast Du schon mal ganz viel kognitive Kapazität widergeworgen.

00:04:44: So wer merkte schon?

00:04:46: Fokus ist ein richtig teures und wertvolles Gut Gerade weil wir ja so mittlerweile Menschen sind, die ganz viel am schreibtisch arbeiten.

00:04:56: Wir sind ja oft sogenannte Wissensarbeiter.

00:04:59: Die wenigsten von uns arbeiten an Bau oder auf Plantagen Oder also die wenigstens haben wirklich körperlich anstrengende Arbeiten Sondern die meisten für uns in der Mittlerweile im Home Office Büro vom Laptop Ja ein schlechter gebückter sitzender Haltung Arbeitentätik und die sind eben sogenannte wissensarbeiten.

00:05:18: Und da ist für uns Fokus Das A und O. Wenn wir uns nicht konzentrieren können, sind wir wahnsinnig unproduktiv!

00:05:25: Und deswegen ist das Werkzeug der sich am stärksten empfehle... ...ist das sogenannte Fokusfenster.

00:05:30: Die Idee ist relativ simpel.

00:05:31: Du buchst dir täglich einen festen Zeitblock im Kalender... ...und zwar nicht für Meetings, nicht für E-Mails,... ...nicht viel mal schauen was so reinkommt sondern einfach nur für eine einzige wichtige Ausgabe.

00:05:42: Der Block steht dem Kalender wie ein externes Meeting.

00:05:45: Unantastbar.

00:05:46: Keiner darf da irgendwas drüberbuchen auch nicht dein Chef.

00:05:48: ganz wichtig Und warum das so gut funktioniert, hat einen ganz einfachen neurologischen Grund.

00:05:56: Unser Gehirn arbeitet nämlich in so ganz natürlichen Energiezyblen von ungefähr neunzig Minuten und innerhalb dieser Phasen können wir richtig echte Tiefe erreichen wenn wir arbeiten diesen sogenannten Flow-Zustart.

00:06:11: Und wer das Fokusfenster an diese neunzig Minuten Zyklien anlehnt, der nutzt die Biologie des Gehirns.

00:06:16: Also ganz hinten!

00:06:17: Statt gegen das Gehirn anzukämpfen, nutze ich diesen Zyklus.

00:06:21: Wenn du auch noch nie mit Fokus fenstern gearbeitet hast dann empfehle ich dir fahr bestens um mit fünfundzwanzig bis dreißig Minuten an.

00:06:28: Stell dir ein Timer, tu das Handy wie gerade schon gehört und gelernt ins Nebenzimmer alle Tabs.

00:06:32: mach so zu, du bist bitte komplett ungespürt.

00:06:36: Du informierst am besten noch dein Team dass du gerade mal Deep Workphase bist du bitte nicht gestört werden möchtest und du schnappst dir nur dieses einen Dokument diese eine Aufgabe die du gerade erledigen möchtet.

00:06:45: alles andere ist weg.

00:06:46: Du wirst überrascht sein was du in dieser Zeit schaffst.

00:06:50: Wenn du merkst es tut gut, dann kannst du gerne das Zeitrenzer des Fokus Hämster ein bisschen erweitern.

00:06:57: Es gibt noch ein zweites Werkzeug dass ich auch sehr cool finde.

00:07:01: Das ist der sogenannte Themenparkplatz.

00:07:04: Du bist im Flow, du arbeitest hochkonzentriert an so einer ganz wichtigen Aufgabe und du bist mittendrin und es geht richtig gut voran.

00:07:12: Aber auf einmal, du weißt gar nicht warum aber irgendwie ploppt zum blöder Gedanke aufwärts

00:07:17: z.B.,

00:07:17: hey du darfst nachher mich vergessen noch Butter zu kaufen und Eier und Milch und außerdem musst du noch deinen Tochter abholen und übrigens vergiss nicht deiner Tante zum Geburtstag zu gratulieren.

00:07:26: So mir passiert sowas tatsächlich lange so selten Und was dann passiert ist oft, dass zack mein Flow ist weg.

00:07:35: Ich verfolge diesen Gedanken und schreibe mir eine kurze Notiz.

00:07:38: Ich überlege noch kurz wo ich jetzt einkaufen gehen könnte.

00:07:40: Wo gibt es wohl am besten?

00:07:42: hier noch Eier und Milch usw.

00:07:45: Und ich bin völlig raus!

00:07:47: Option zwei wäre du ignorierst diesen Gedanken aber trotzdem bleibt er irgendwie im Hintergrund.

00:07:52: der arbeitet so ein bisschen mit nackt an dir.

00:07:55: Er klaut ein bisschen kognitive Kapazität von dir.

00:07:59: Und was da gerade passiert, hat ein wissenschaftlichen Namen das der sogenannte Saigarnigeffekt.

00:08:04: Wir haben übrigens vor ich glaube drei oder vier Wochen dazu auch eine Protkastfolie.

00:08:08: also wenn du da ein bisschen mehr dazu erfahren möchtest und hör gerne in diese Protkastsfolge rein.

00:08:13: Kurz gesagt das Saigernigeffekte beschäftigt sich damit dass offene Gedanken aktiv bleiben bis sie entweder erledigt oder bewusst abgelegt werden.

00:08:21: Ein Studium zeigen dass das Aufschreiben eines konkreten Plans diese störende Gedanken um bis zu einem fünfzig Prozent reduziert.

00:08:30: Die Lösung ist also schafft ihr so einen Artgedanken oder Themenparkplatz?

00:08:34: So übrigens ein kleines Votizbuch, ja ein T-App vielleicht auch besser als aber wirklich ein Buch wo du wirklich Hände schreien schreibst und da schreibt doch in den Gedanken kurz rein.

00:08:44: Ah ja ich muss noch Milch, Eier und Nudeln kaufen!

00:08:46: Tag schreibe ich mir auf Und weiter geht's.

00:08:49: Du hast damit deinem Gehirn einen riesigen großen Gefallen getan, weil es muss diesen Gedanken nicht mehr auf Wiedervorlage halten im Hintergrund.

00:08:56: Dein Gehirne weiß a, der Alex hat es aufgeschrieben passt ich muss nicht mehr dran denken und schon hast du wieder eine ganze Menge an Fokus und Energie gewonnen.

00:09:05: So, ich habe dir jetzt außerdem noch sechs weitere Tools mal mitgebracht.

00:09:08: Also heute ist schon ein richtiges Toolfeuerwerk.

00:09:11: Thema Workflow.

00:09:12: Da wollte ich nicht so wahnsinnig viel Theorie Overload reinbringen sondern ich wollte tatsächlich vor allem einige Tools dir zeigen und idealerweise schnappst du einfach ein zwei drei Tools, probierst sie aus und schaust ob sie für dich funktionieren.

00:09:23: So, das ist mir hier kurz und kompakt.

00:09:26: Set Tools die wirklich wirklich deine Workflow aufs nächste Level heben können.

00:09:31: Tool Nummer eins ist die sogenannte Zwei-Minuten-Regel.

00:09:34: Also es gibt ein Buch, das heißt Getting Things Done und da schreibt David Evans dass wenn eine Aufgabe weniger als zwei Minuten dauert dann bitte erledige sie sofort.

00:09:47: Nicht aufschreiben nicht terminieren Das kostet viel mehr Energie und viel mehr Verwaltungsaufwand als wenn du es einfach erledigst.

00:09:54: ja.

00:09:54: also Wenn Du weißt Du musst nachher noch deine keine Ahnung Deine Bananenpflanze hießen macht doch einfach gleich.

00:10:02: Schreib's nicht auf sondern mach's einfach gleich.

00:10:06: Wenn du weißt, du musst nach Hause Mülle runterbringen, dann macht es bitte gleich!

00:10:09: Also das sind so Kleinigkeiten die schreibst du bitte nicht auf eine Tubuliste weil sonst platzt diese Tubulisste irgendwann aus allen Netten.

00:10:16: was ist die sogenannte zwei Notenregel?

00:10:20: Tu Nummer Zwei ist der NASA-Net.

00:10:23: also es gab eine Studie wo NASA Forscher entdeckt haben dass ein Deine Wachheit um vierundfünfzig Prozent im Anschluss erhöht und eine Leistung um vierhunddreißig Prozent.

00:10:39: Ganz wichtig, es darf nicht länger als dreißig Minuten sein.

00:10:43: Warum?

00:10:44: Weil nach dreißigen Minuten kommst du in einer Tiefschlafphase und dann waffst du danach total groggy auf und das hat einen genau umgekehrten Effekt.

00:10:51: also bitte unter dreizig Minuten.

00:10:54: scheinbar sind sechsundzwanzig Minuten Eine eine magische zahl.

00:10:58: vielleicht sind aber auch vierundzwanzig Minuten okay weiß ich nicht.

00:11:01: probieren wir mal aus auf jeden fall.

00:11:02: Ein kurzer power mittels schlafen sogenannte nasa nap ist für die leistung wahnsinnig gut.

00:11:11: tool nummer drei ist das so genannte notification batching das heißt also emails und nachrichten tust du bitte am stück bearbeiten zum beispiel an zwei fixen Zeitboten pro Tag, zum Beispiel einmal um zehn Uhr am Vormittag und einer um sechzehn Uhr.

00:11:29: Ansonsten nicht!

00:11:31: Und du schaltest bitte auf jegliche Signaltöne aus, dass gerade eine E-Mail reingekloppt ist, das die nicht optisch angezeigt wird, dass es nicht plinkt und piepet und irgendwelche Geräusche macht, sondern du schalltest all diese Sachen bitte aus.

00:11:42: Warum?

00:11:43: Wir haben ja vorhin schon gelernt, wenn du da abgelenkt bist dann dauert das ja bis zu dreiundzwanzig Minuten, bis du denn wieder voll in deinem Fokus rennst.

00:11:51: Dann Tun.

00:11:52: Nummer vier ist die sogenannte Most Important Tasks Methode, auch MIT-Methode abgekürzt und das geht folgendermaßen.

00:12:03: Jeden Morgen bevor du deine E-Mails öffnest schreib dir genau drei Aufgaben auf und zwar die drei Dinge, die deinen Tag zu einem Erfolg machen.

00:12:13: wenn du sie schaffst bitte nicht zehn, bitte nicht fünf, genau drei weil wenn du zehn aufschreibst Dann hast du keine Praktikitäten mehr.

00:12:21: Dann hast Du auf einer Liste und dann bist Du wieder in so einem Stode drin und verlierst Dich an der Liste, sondern nein!

00:12:26: Konzentrier Dich aus den drei wichtigsten Punkte.

00:12:29: Ja?

00:12:30: Dann tun.

00:12:31: Nr.

00:12:31: Fünf ist das sogenannte Part & Sonntschild-Setz also die künstliche Deadline.

00:12:36: Du kennst es vielleicht wenn Du weißt, Du kriegst Besuch und Du musst das Haus aufräumen, die Wohnung aufräumt.

00:12:45: Die Schliegermutter hat sich angekündigt und beweist, oh Gott, die Suppinge legt.

00:12:48: Sie will überall was zum Aufsetzen haben wenn nicht alles Picobellos.

00:12:51: also musst du wirklich schnell aufräumen.

00:12:53: Aber aufräumen ist eine Sache.

00:12:55: das kann sich ganz schön ziehen.

00:12:56: Wenn du es den ganzen Tag zum Aufräumen hast dann brauchst du in der Regel oft den ganzen tag zum aufräume.

00:13:03: Dann nutzt aber nur eine stunde zum aufreumenden Zeit hast.

00:13:06: Wiederhin brauchst Du dann ne bürgische Stunde oder hast trotzdem in der Regie fast genau so viel geschafft wie wenn du das den ganzen tagen machst.

00:13:13: Das heißt also, dieses parkenssonste Gesetz lautet im Grunde Arbeit den sich genauso weit aus wie Zeit dafür zur Verfügung steht.

00:13:21: Der Hack ist also, setzt ihr bewusst kürzere Zeitfenster, macht ein Timer auf.

00:13:27: twenty-fünf Minuten startet die Aufgabe und du wirst echt überrascht sein, wie viel Du in dieser Zeit schaffst!

00:13:34: Und dann gibt es noch einen echt spannenden Hack, ein spannendes Tool nämlich Temptation Bundling.

00:13:41: Das wurde entwickelt von Katie Milkman und die Idee ist, du koppelst eine Aufgabe, die du machen solltest mit einer Aufgabe, den du machen willst.

00:13:52: Das klingt relativ simpel, gleichzeitig ist es wahnsinnig mächtig!

00:13:56: Also in der Studie von Milkman gingen Teilnehmer ihre Lieblings-Audiobücher nur beim Sport hören durften, einundfünfzig Prozent mal häufiger ins Gym.

00:14:08: Also die Idee is', wenn du was machen möchtest Kople es mit etwas, das du machen musst.

00:14:15: Aber vielleicht nicht so mega findest.

00:14:16: ja zum Beispiel wenn Du lästige Admin-Aufgaben machen möchtest oder machen musst dann koppel sie mit Deinem Lieblings Podcast im Ohr den Du nur dann anhören darfst Wenn Du Atmungssache machst Oder wenn Deine E-Mail checkst Dann nur mit einem guten Kaffee oder deinem Liebling Snack.

00:14:34: Beides gibt es sonst nicht.

00:14:36: Es muss eine Art Exklusivität bestehen und du kannst nur deinen Kaffee kriegen, wenn du Emails bearbeitest zum Beispiel.

00:14:42: Die Regel ist also das Vergnügen, gibt es nur in Kombination mit der Pflicht Und das ist das Geheiden dieser Technik.

00:14:51: So jetzt hast Du eine ganze Reihe an Tools gehört.

00:14:54: Du musst bitte nicht alle nutzen.

00:14:56: Wahrscheinlich sind auch gar nicht alle für dich relevant und alle für Dich wirksam.

00:15:00: Such Dir eins raus, such Dir zwei raus Und dann probier's einfach mal aus.

00:15:04: Wenn du merkst, diese ein-zwei Tools, die wirkig schon ganz gut, dann hör gern nochmal rein in die Folge und schnapp dir die nächsten zwei Tools!

00:15:11: Immer so weiter und immer so weiter... Ich wünsche dir auf jeden Fall hoch konzentriertes Arbeiten.

00:15:16: Lass dich nicht von den Schmitz und von den Meyers dieser Welt rausreißen und rund zwanzig Minuten verlieren.

00:15:22: Bleibt in deinem Fokus, bleibt bei deinen Flow.

00:15:24: Das wünsch ich dir.

00:15:26: Bis zum nächsten Mal, machts gut und tschau tschaus.